Of je nu een nieuwe productlijn introduceert, een nieuwe winkel opent of zelfs een nieuwe onderneming start; het is altijd een uitdaging om in het onbekende te stappen. Als je een nieuwe logistieke operatie opstart, kan dit net zo voelen. Tenzij jouw lancering natuurlijk beheerd en uitgevoerd wordt met een betrouwbare en bewezen methode...
En dat is precies waar het P-8-onboardingprogramma om draait!
Succes van begin tot eind
De samenwerking met een nieuwe klant begint altijd met een onboardingsproces. We kijken wat de klant nodig heeft en zo weten we haarfijn hoe we de klant kunnen helpen met onze uitgebreide mogelijkheden. Let wel op: de implementatiefase van een nieuwe operatie is mogelijk een zeer complex en langdurig proces. Om dit te voorkomen streven we ernaar de operaties van onze klanten zo soepel mogelijk te implementeren, met first-time-right-resultaten. Dit wil zeggen dat alles meteen de eerste keer goed moet verlopen.Om dit te bereiken hebben we zelf een bewezen methode ontwikkeld op basis van onze lange ervaring in de logistiek en vele succesvolle implementaties. We hebben onze leermomenten en best practices vertaald naar een methode voor de perfecte projectlancering – dit bespaart jou tijd, geld en stress.
Het doel van ons onboardingsprogramma is om alle nieuwe operaties van klanten op tijd en binnen budget te lanceren, en te voldoen aan al hun verwachtingen.
Waarom P-8?
“De ‘P’ in de naam van het programma staat voor waar we naar streven: perfectie, promise (belofte), project, proces, procedure, prestaties, progress (vooruitgang) en perseverance (doorzettingsvermogen). En ‘8’ verwijst naar het aantal stappen van het project”, aldus Ming-Chia Tu, projectmanager bij Bleckmann. “Bovendien wordt acht gezien als een geluksgetal in de Chinese cultuur, en wordt het geassocieerd met geluk, rijkdom en welvaart.”Die naam is dus wel ‘gelukkig’ gekozen!
De 8 stappen
Hieronder gaan we dieper in op de acht stappen van de P-8-onboardingmethodiek:
- Aftrap
- Verzamelen
- Analyseren
- Ontwerpen
- Implementeren
- Livegang
- Monitoren
- Afronding
Stap 1: aftrap
Als het tijd is om van start te gaan met de onboarding, is een goede aftrap essentieel. Stap 1 bestaat uit twee delen:
- Interne aftrap: het verkoopteam stuurt alle relevante informatie over de klant en zijn verwachtingen door naar het implementatieteam. Zo hebben alle collega’s bij Bleckmann die betrokken zijn bij de implementatie alle benodigde informatie.
- Externe aftrap: de projectteams van Bleckmann ontmoeten hun tegenhangers bij de klant om te bespreken wat ze kunnen verwachten tijdens het proces. Dit omvat de scope van het project, belangrijke mijlpalen, de planning en een afgesproken datum van de livegang.
“De interne en externe aftrap vormen een belangrijk uitgangspunt om te zorgen voor een nauwe samenwerking tussen alle betrokken teams en werkstromen,” gaat Ming-Chia Tu verder. “De basis is gelegd en de verwachtingen zijn helder gecommuniceerd. Zo zorgen we ervoor dat we in elke fase van het proces op één lijn zitten.”
Stap 2: verzamelen
Stap 2 draait om het verzamelen van alle benodigde informatie van de klant, zodat we volledig voorbereid zijn op de taak die voor ons ligt. In deze fase is het belangrijk dat de leiders van elke werkstroom verantwoording nemen voor de aan hen toegewezen taken. Voor dit proces houden we voor elke werkstroom deep-dive-sessies met de klant om alle materialen en input grondig te bestuderen. Zo weten we tot in detail wat we moeten leveren in de vorm van processen, operaties, systemen, transport, materiaal, personeel en meer.
Stap 3: analyseren
In stap 3 structureren, analyseren en interpreteren we alle gegevens. Dit geeft ons een compleet overzicht van de klant, zijn producten en zijn logistieke proces. De gegevens en informatie die we analyseren vormen de basis voor de oplossing die we uiteindelijk implementeren voor onze klant.
Stap 4: ontwerpen
Nu is het tijd om de oplossing uit te tekenen en aan de klant te presenteren. Samen bekijken we de voorgestelde oplossing om er zeker van te zijn dat dit is wat de klant ook echt wil. Tegelijkertijd controleren we of de voorgestelde oplossing aansluit bij het door de klant voorgestelde budget en de kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s).
Stap 5: implementeren
Stap 5 gaat over de implementering, waarbij we ons richten op:
- Het bouwen van technische oplossingen in het warehousemanagementsysteem (WMS);
- Het treffen van voorzieningen en aanbieden van training;
- Het voorbereiden en opzetten van distributiecentra om de complete operatie van de klant te ondersteunen;
- Het configureren van hardware voor de start van het logistieke proces;
- Het controleren van processen en systemen om te zorgen dat alles werkt zoals verwacht.
We eindigen deze fase met een sanity check waarbij we het hele proces samen met de klant doorlopen. Op deze manier zijn we optimaal voorbereid voor de livegang en hebben we de grootste kans op first-time-right-resultaten.
Stap 6: livegang
Dit is het moment waar we met het hele team naartoe hebben gewerkt: alle systemen zijn actief! Ons doel voor elke nieuwe implementatie is om alle gestelde mijlpalen te bereiken en om alle afgesproken producten naar tevredenheid van de klant te leveren. Als we eenmaal de eerste orders hebben verwerkt, zetten we het logistieke proces voort op dezelfde manier als voor elke andere succesvol geïmplementeerde operatie.
Stap 7: monitoren
Bij stap 7 monitoren en evalueren we een maand lang alle operaties en processen nauwgezet. We registreren en verhelpen elk mogelijk probleem. We bespreken de operaties met de klant om er zeker van te zijn dat alles naar verwachting verloopt.Na deze fase vragen we alle personen die betrokken zijn bij dit project, zowel intern als extern, om feedback en goedkeuring voordat we doorgaan naar de laatste fase van het project.
“Na elke implementatie verzamelen we feedback van de betrokken collega’s om onze methode verder te verbeteren,” sluit Ming-Chia Tu af. “We staan nooit stil en zijn altijd op zoek naar manieren om de best mogelijke resultaten te behalen.”
Stap 8: afronding
De laatste stap van het programma duurt een week: we ronden het onboardingsproces af en gaan over naar de ‘business-as-usual’-modus. Als de klant dat wil, kunnen we per maand of per kwartaal een bedrijfsbeoordeling houden.
___
En daarmee is het onboardingsproces afgerond. Het is het begin van een nieuwe reis en een nieuwe samenwerking. Omdat je met een bewezen onboardingsmethode de beste kans hebt op een succesvolle samenwerking voor de lange termijn!
