Begin 2024 zullen in België en Nederland nieuwe douanebeheerstandaarden van kracht zijn, die een grote impact zullen hebben op veel klanten van Bleckmann. Gelukkig heeft onze Douaneafdeling hard gewerkt om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Om meer te weten te komen, spraken we met Evert-Jan Jaspers, douanemanager voor Nederland, en Sara Ramos, douanemanager voor België en het Verenigd Koninkrijk. Ontdek wat de veranderingen voor onze klanten betekenen en hoe we het douaneaangifteproces stroomlijnen – zodat niets een uitzonderlijke klantervaring in de weg staat.
Afstemming op het rechtskader van de EU
In overeenstemming met het wettelijke kader van de EU voor douaneregels en -procedures, bekend als het Union Customs Code (UCC), is de wet rond douaneaangiften voor import en export veranderd. In het eerste kwartaal van 2024 zal het voor alle Belgische en Nederlandse logistieke partijen verplicht zijn om goederen volgens de nieuwe normen aan te geven. Ze zullen het bestaande elektronische aangiftesysteem (AGS) en de applicatie waarmee de douane accijnsaangiften elektronisch kan indienen (PLDA-systemen) vervangen.
Het nieuwe declaratiekader in Nederland heet het ‘Douaneaangiften Management Systeem’, oftewel ‘DMS (4.0 en 4.1)’. Het Belgische systeem voor import heet Import Declaration Management System (IDMS), en het systeem voor export heet Automated Export System (AES). Het DMS-systeem heeft een harde go-live datum van 31 december 2023, terwijl de Belgische systemen begin 2024 live zullen gaan.
Een transparantere toeleveringsketen
De update van de regelgeving zal importeurs en exporteurs verplichten veel gedetailleerdere informatie te verstrekken over de oorsprong van goederen en de reis die ze naar hun bestemming hebben afgelegd. Dit zal het veel moeilijker maken om potentieel onethische praktijken achter ondoorzichtige toeleveringsketens te verbergen, waardoor een cultuur van transparantie en traceerbaarheid in alle sectoren ontstaat.
“Dankzij de update is het nu mogelijk voor douanebeambten om een bepaalde SKU in een van onze magazijnen te controleren en de plaats van herkomst te zien – helemaal terug tot aan de oorspronkelijke verkoper”, legt Sara Ramos uit. “Het is een meer alomvattende benadering van douanebeheer, met veel gedetailleerdere gegevensverzameling, regelmatigere controles en een nieuw IT-framework.”
Zorgen voor toekomstbestendige compliance
“Onze topprioriteit bij de douane is ervoor te zorgen dat de producten van onze klanten met zo min mogelijk rompslomp hun bestemming blijven bereiken, dus we moesten ons goed voorbereiden”, legt Sara uit. “We hebben een afdeling overschrijdende werkgroep opgericht om onze activiteiten te coördineren. Dit waren onder meer het Executive Committee, de afdelingen IT en Transport, en de regionale COO's en clusterdirecteuren. We hebben allemaal maandenlang hard gewerkt om een geïntegreerd raamwerk voor gegevensuitwisseling te creëren dat een gestroomlijnde naleving van de nieuwe DMS-regelgeving mogelijk maakt.”
Het nieuwe raamwerk wordt momenteel uitgerold naar alle klanten van Bleckmann om ervoor te zorgen dat iedereen klaar is voor de nalevingsdeadline van 2024. “De afgelopen maanden hebben we op alle relevante locaties een serie workshops gehouden met locatiemanagers en kantoorteams.” vervolgt Evert-Jan. “Het doel is om iedereen voor te lichten over hoe Bleckmann klanten kan helpen zich aan te passen aan de nieuwe regelgeving en te gedijen. We hebben ook nauw samengewerkt met de operationele en IT-teams van onze klanten om hen te helpen zich voor te bereiden op de verandering en we hebben al onze systemen en workflows grondig getest om minimale verstoring te garanderen.”
Eenvoudig, digitaal, geïntegreerd
Het declaratiebeheersysteem van Bleckmann is geïntegreerd met ons Warehouse Management Systeem (WMS). Dit zorgt ervoor dat elk product dat door onze magazijnen gaat, over de juiste papieren beschikt, waardoor vertragingen worden geminimaliseerd en het nalevingsproces wordt gestroomlijnd. Het digitale formaat maakt het ook eenvoudig om belangrijke documenten te delen met de douaneautoriteiten van de EU.
“Een van de belangrijkste documenten voor ons is de Advanced Shipping Notice (ASN), die details bevat over het hele traject van elk product – van de oorspronkelijke leverancier tot de winkel”, voegt Evert-Jan toe. “Het merendeel van deze ASN’s is digitaal en elektronisch gekoppeld aan de goederen. Dit vermindert de behoefte aan papierwerk en versnelt de goedkeuring van import en export.”
Op weg naar een frictieloze toekomst
Het nieuwe systeem en de operationele workflows zijn al operationeel in de Belgische activiteiten van Bleckmann. Dankzij de noeste inzet van de werkgroep vergt de verandering heel weinig extra papierwerk van de klant. “Als klanten eenmaal klaar zijn met de nieuwe datavereisten, delen ze hun data eenvoudigweg met ons magazijnbeheersysteem”, vervolgt Sara. “Van daaruit kunnen we eenvoudig alle juiste informatie uploaden naar de centrale database van de EU met behulp van Stream douanebeheersoftware.”
Terwijl de douaneregelgeving zich blijft ontwikkelen, staan alle 45 leden van de douaneafdeling van Bleckmann klaar om klanten te helpen bij het omgaan met eventuele douane-uitdagingen waarmee ze te maken kunnen krijgen. “Om klanten op de hoogte te houden, wonen we vaak maandelijkse en driemaandelijkse bedrijfsbeoordelingen (MBR’s en QBR’s) bij, waarbij we oplossingen bespreken die naleving van de regelgeving garanderen en tegelijkertijd het bedrijf helpen groeien”, besluit Sara. “De afdeling Douane is een waardevolle kennisbank en wij willen graag helpen bij het vinden van de meest efficiënte aangifteoplossing.”
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Evert-Jan Jaspers, douanemanager voor Nederland, via evertjan.jaspers@bleckmann.com of Sara Ramos, douanemanager voor België en Groot-Brittannië, via sara.ramos@bleckmann.com
