Een van de grootste uitdagingen waar mode- en lifestylemerken mee te maken krijgen is Black Friday. Je hebt het dan over enorme verkoopvolumes, extra personeel en enorm hectische bezorgschema’s. Dit bekent voorkomen dat leveringsketens vastlopen en zorgen dat klanten tevreden zijn, wat het uiterste vergt van logistieke dienstverleners. Om Black Friday tot een succes te maken, moeten de meest geavanceerde methodes worden ingezet.
“Black Friday vraagt om wat ik zelf altijd de gouden combinatie noem”, zegt Reinardt van Oel, Chief Operations Officer voor België en het Verenigd Koninkrijk bij Bleckmann. “En dat betekent een goed product, een goede website, goede social media en natuurlijk een goede 3PL-partner!”
Bleckmann heeft veel klanten in de mode- en lifestylebranche en zorgt er al ruim tien jaar voor dat de logistiek rond Black Friday op rolletjes loopt. In die tijd hebben we het een en ander geleerd!
Wil jij weten wat de beste logistieke strategieën zijn om optimaal te profiteren van deze periode die zo belangrijk is voor de omzet? Hieronder bespreken de we unieke uitdagingen die Black Friday met zich meebrengt en hoe je deze periode samen met je 3PL-partner tot een succes kunt maken.
1. Plannen, plannen, plannen
In de periode rond Black Friday draaien bedrijven soms een omzet die wel vijf tot twaalf keer zo hoog dan anders. Een klant die normaal gesproken zo’n 20.000 artikelen per dag verzendt, verwacht dat dit rond Black Friday tussen de 240.000 en 300.000 artikelen per dag zullen zijn, en dat soms wel tien dagen achter elkaar.
Een 3PL-partner die over de juiste schaalgrootte en flexibiliteit beschikt, kan jouw Black Friday tot een succes maken. Dat dit veel planning en flexibiliteit vergt, spreekt vanzelf. Daarom wordt er al vroeg begonnen met de voorbereidingen. “Met de meeste klanten bespreken we onze Black Friday-strategie al in mei of juni, en soms zelfs nog eerder”, vertelt Quentin Godfirnon, Chief Operations Officer voor Zuid-Nederland bij Bleckmann. “Daardoor kunnen we voor elke klant voldoende opslagruimte, transportcapaciteit en medewerkers inplannen.”
Voor logistieke dienstverleners is het ook van groot belang om samen met de klant tijd te investeren in het helder krijgen van de verwachte volumes. Op basis daarvan schatten we vervolgens in wat we aan middelen nodig hebben. “We hebben veel ervaring met de logistiek rond Black Friday en weten daarom tevoren tot in detail wat er moeten gebeuren”, voegt Reinardt toe. “Sommige van onze klanten verkopen bijvoorbeeld ook via een derde partij, zoals Zalando. Bij dit soort retailers lopen Black Friday-acties vaak langer door dan bij de klant zelf. Dat betekent dat we het momentum langer moeten vasthouden en voor voldoende extra voorraad moeten zorgen.”
2. Black Friday-toppers belonen
Uiteindelijk betekenen de pieken in de verkoopvolumes dat we veel extra handen nodig hebben om alles in goede banen te leiden. Een goed team samenstellen is dan ook een van de belangrijkste factoren voor een logistiek succesvolle Black Friday. Maar dat vraagt wel tijd! Extra personeel, werving, training en onboarding moeten zorgvuldig gepland worden zodat iedereen weet wat ze moeten doen lang voordat Black Friday aanbreekt. Goede 3PL-partners maken daarom al maanden van tevoren afspraken met uitzendbureaus, zodat er in die hectische periode zeker voldoende mensen beschikbaar zijn voor de komende hectiek. De juiste mensen vinden is pas de eerste stap.
“In ons werk staan de teams centraal, zonder hen zijn we nergens!”
“Zoek je die magische teamspirit die je door de hectiek van Black Friday loodst, dan zul je tijdelijk personeel al weken van tevoren moeten inwerken”, aldus Quentin. “Voor Bleckmann betekent dit dat personeel een aantal gegarandeerde uren krijgt en er voor sommige medewerkers zelfs huisvesting wordt geregeld. Om het momentum vast te houden tijdens Black Friday, doen we er alles aan om goed voor onze mensen te zorgen. Zo draaien er dj’s op locatie, zijn er ontspanningsruimtes, wordt er gezorgd voor gratis eten en drinken, kan er gevoetbald worden en zijn er kortingsbonnen en loterijen. In ons werk staan de teams centraal, zonder hen zijn we nergens!”
3. Blijven communiceren
Omdat er zoveel dingen zijn waar je op moet letten en door de constante druk op het logistieke netwerk, lijkt het soms alsof we bezig zijn met een potje snelschaken voor logistieke dienstverleners. Dit betekent dat een effectieve communicatie tussen de klant en de 3PL-partner de enige manier is om optimaal te kunnen voldoen aan alle verwachtingen van de klant.
“Als je 3PL-partner echt een strategische partner is, weten ze exact wat je nodig hebt en zullen ze in hun planning al rekening houden met diverse scenario’s”, zegt Reinardt. “Daarom is het ook van belang om je te verdiepen in het assortiment en de prijsstrategieën van je klant. De truc is dat hoe meer korting je geeft, hoe sneller een artikel de deur uitvliegt. Vraag altijd aan je logistieke partner of ze hun logistiek rondom jouw prijsstrategie inrichten. Dat is de beste manier om tot een fantastische klantervaring te komen.”
“Als je 3PL-partner echt een strategische partner is, weten ze exact wat je nodig hebt”
“Sommige retailers passen hun prijsstrategie halverwege aan, bijvoorbeeld door extra korting te geven wanneer een product niet zo goed loopt als ze hadden gedacht”, voegt Quentin toe. “Een Black Friday-veteraan als Bleckmann zal dankzij een grondige analyse al rekening hebben gehouden met zo’n scenario. Alles en iedereen staat dus al paraat om dit mogelijk te maken. Een goede planning voorkomt dat de leveringsketen ergens vastloopt en zorgt ervoor dat Black Friday voor alle partijen soepel verloopt.”
4. Slim inspelen op pieken in volumes
Meer en meer zien merken pieken in de vraag naar producten die sterk door trends op social media worden gestuurd. Om deze nieuwe uitdaging ook aan te kunnen, moeten logistieke dienstverleners in een oogwenk hun operationele capaciteit aan kunnen passen.
“There’s nothing a strong team can’t do!”
“Onze branche is dankzij jarenlange ervaring met e-commerce bekend met schommelingen in de volumes en we hebben geavanceerde methodes ontwikkeld om hiermee om te gaan”, legt Reinardt uit. “In 2021 heeft Bleckmann er bijvoorbeeld voor gezorgd dat een grote klant op één dag meer dan 600.000 artikelen kon verzenden, en daarna ruim 500.000 artikelen per dag. Dat is ongeveer twintig keer het normale volume van deze klant. Dit was ook nog eens tijdens corona, dus al onze medewerkers moesten op anderhalve meter van elkaar werken. Om dat voor elkaar te krijgen, hebben we een aantal tijdelijke magazijnen ingericht waar veilig gewerkt kon worden. En wat helemaal mooi was: we hebben toen toch gewoon alles op tijd geleverd. Met een sterk team is alles mogelijk!”
5. Geavanceerde technologie omarmen
Met een constante stroom aan nieuwe orders heeft zelfs het beste team voor de coördinatie van alle werkzaamheden betrouwbare digitale ondersteuning nodig. Geavanceerde software en slimme automatisering zijn daarom belangrijke hulpmiddelen voor logistieke dienstverleners.
“Voor klanten met extreem hoge volumes, zetten we bij pieken meestal automatisering in”, zegt Reinardt. “In België hebben we nu bijvoorbeeld geautomatiseerde magazijnen met lopende banden die de pakketten van het laadperron naar de automatische sorteerinstallatie vervoeren. Die installatie stuurt elk pakket vervolgens naar een van de veertig Local Hero-vervoerders die ze verder over de wereld transporteren! Ook hebben we geautomatiseerde verpakkingsstations die de artikelen verzendklaar maken, met een beetje hulp van onze medewerkers. En uiteraard staan onze toppers altijd paraat voor het geval er opeens toch meer handen nodig zijn.”
Kunstmatige intelligentie (AI) is een van de andere belangrijke logistieke wapens. “Het kan voorkomen dat een klant op de eerste Black Friday-dag een miljoen bestellingen krijgt, en de dag erna nog eens een miljoen”, zegt Quentin. “Geen enkel magazijn kan zulke aantallen meteen verwerken. Daarom zetten slimme providers voor dat soort situaties AI-technologie zoals Yazzoom in. Die werkt samen met een geavanceerd Warehouse Management System (WMS), zodat we snel weten welke pakketten meteen de deur uit moeten en welke nog even kunnen wachten. Dit noemen we ‘wave picking’ en ik moet daarbij altijd aan de dirigent van een orkest denken. Alle bewegingen in de logistieke operatie verlopen efficiënt en vormen samen de symfonie die Black Friday heet! Je bespaart hiermee tijd en middelen, en ook de CO²-uitstoot wordt lager.”
6. Black Friday in de komende jaren
De grote merken die internationaal actief zijn, hebben veel last gehad van de grote haperingen in de wereldwijde toeleveringsketen van de afgelopen tijd. En nu de transportkosten ook nog eens de pan uitrijzen, willen die klanten dat alles zo voordelig mogelijk wordt bezorgd, in plaats van zo snel mogelijk.
“Consumenten houden er al rekening mee dat bestellingen die ze in de week van Black Friday doen wat langer op zich laten wachten. Als een merk of retailer daar goed over communiceert, zijn die klanten dus ook niet teleurgesteld”, vertelt Reinardt. “Idealiter zal je 3PL-partner je helpen de juiste balans te vinden tussen kosten, snelheid en efficiency. Heeft je partner, net as Bleckmann, een gevarieerd en flexibel bezorgnetwerk en beschikken ze over douane-entrepots, dan vind je zeker de juiste oplossing.”
“Wij kunnen elke Black Friday-uitdaging aan en helpen onze klanten deze periode tot een succes te maken.”
“De logistiek rond Black Friday had de afgelopen jaren nog extra uitdagingen”, zegt Quentin tot slot. “Maar het allerbelangrijkste is uiteindelijk dat de klant tevreden is. Regelmatig contact tussen klant en logistieke partner is voor mij de sleutel tot een succesvolle Black Friday. En het allerbeste hieraan is nog dat je door dingen uit te proberen en daarvan te leren je de aanpak elk jaar kunt verbeteren. Dankzij flexibele en technologische logistieke oplossingen en specifieke teams kunnen we elke Black Friday-uitdaging aan en helpen we onze klanten deze periode tot een succes te maken.”
